Schutzfrist

Fortführungsfristen und (archivische) Schutzfristen

Personenbezogene Unterlagen - wie Personenstandsregister und Kirchenbücher - unterliegen verschiedenen Fristen, auch um das Recht auf informationelle Selbstbestimmung zu wahren. Zu unterscheiden ist zwischen standesamtlichen Fortführungsfristen und archivischen Schutzfristen. Letztere beziehen sich auf bereits archivierte Unterlagen, geregelt sind sie z. B. im Bundesarchivgesetz und Landesarchivgesetzen.

Fortführungsfristen bei Standesamtsregistern

Unter "Schutzfrist" versteht man im Zusammenhang mit Personenstandsregister die Fortführungsfrist laut § 5 Abs. 5 Personenstandsgesetz, in der die Register noch im Standesamt fortgeführt werden; es werden also noch Beischreibungen vorgenommen. Nach Ablauf dieser Frist sind diese allgemein zugänglich, z.B. für Familienforschung. Die Unterlagen sind dann von den Standesämtern an das zuständige öffentliche Archiv abzugeben, üblicherweise das jeweilige Stadt- oder Kreisarchiv.

Die Fristen sind:
für Geburtsregister 110 Jahre,
für Sterberegister 30 Jahre,
für Heiratsregister 80 Jahre.

Ist das Sterbedatum nicht bekannt, orientiert sich die Freigabe am Geburtsdatum. Belegakten (Sammelakten) werden erst freigegeben, wenn die letzte Frist der darin liegenden Dokumente abgelaufen ist.

Schutzfristen bei Kirchenbüchern

Deutschland

Taufen: 120 Jahre
Trauungen: 100 Jahre
Sterbefälle: 100 Jahre

Durch das Personenstandsgesetz, das zum 1.1.1876 in Kraft trat (der Zeitpunkt weicht in den einzelnen deutschen Ländern z. T. voneinander ab), wurden die Standesämter mit der Beurkundung aller Personenstandsfälle beauftragt. Für die Zeit vor dem Personenstandsgesetz sind die Kirchenbücher die maßgeblichen Quellen zur Familienforschung. Für diese "historischen" Kirchenbücher gelten keine Schutzfristen mehr. Die personenbezogenen Schutzfristen betragen für

Evangelische Kirchenarchive:

§ 9 Schutzfristen (2): Archivgut, das sich nach seiner Zweckbestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf natürliche Personen bezieht (personenbezogenes Archivgut), darf frühestens 10 Jahre nach dem Tod der betroffenen Person benutzt werden. Ist das Todesjahr nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand feststellbar, endet die Schutzfrist 90 Jahre nach der Geburt. Die Schutzfrist nach Absatz 1 bleibt in jedem der in Satz 1 und 2 genannten Fälle unberührt. Ist auch das Geburtsjahr dem Archiv nicht bekannt, endet die Schutzfrist für personenbezogenes Archivgut 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen. (3) Für personenbezogenes Archivgut, das auf Grund von Rechtsvorschriften besonderer Geheimhaltung unterliegt, verlängern sich alle Fristen nach Absatz 1 und 2 um jeweils 30 Jahre. Rechtsgrundlage: Kirchengesetz über die Sicherung und Nutzung von Archivgut der Evangelischen Kirche in Deutschland (EKD-Archiv-Gesetz)

Katholische Kirchenarchive:

§ 9 Schutzfristen (3): Für Archivgut, das sich nach seiner Zweckbestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf eine oder mehrere natürliche Personen bezieht (personenbezogenes Archivgut), beträgt die Schutzfrist ebenfalls 40 Jahre. Sie endet jedoch nicht vor Ablauf von 1. 30 Jahren nach dem Tod der betroffenen Person oder der Letztverstorbenen von mehreren Personen, deren Todesjahr dem Archiv bekannt ist, 2. 120 Jahren nach der Geburt der betroffenen Person oder der Geburt der Letztgeborenen von mehreren Personen, deren Todesjahr dem Archiv nicht bekannt ist, 3. 70 Jahren nach Entstehung der Unterlagen, wenn weder das Todes- noch das Geburtsjahr der betroffenen Person oder einer der betroffenen Personen dem Archiv bekannt sind. Rechtsgrundlage: Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche Datei:Http://www.katholische-archive.de/Portals/0/Medien/PDF/KAO/KAO 2014.pdf(Kirchliche Archivordnung – KAO)

Österreich

Geburts- und Taufbücher: 100 Jahre
Trauungsbücher: 75 Jahre
Sterbebücher: 30 Jahre

In Österreich werden erst 1939 Standesämter eingeführt. Für Einträge ab dem Jahr 1939 sind daher die Standesämter der betreffenden Gemeinden zuständig.

Schweiz

Die Schutzfristen zu den Kirchenbüchern sind in den Kantonen ganz unterschiedlich festgelegt.

In den Kreisämtern gibt es fixe Datumsangaben der Freigabe

Geburten bis 31.12.1899
Trauungen bis 31.12.1929
Sterbedaten bis 31.12.1959

Bürgerlisten haben ebenfalls je nach Kanton unterschiedliche Sperrfristen

Tschechien

Geburtsbücher 100 Jahre
Heiratsbücher 75 Jahre
Sterbebücher 35 Jahre