Familientreffen

Info

Dieser Artikel hat noch wenig Substanz und ist eventuell nur mit einer Struktur oder mit minimalen Informationen angelegt worden, um die weitere Bearbeitung zu erleichtern. Falls jemand gesicherte Informationen ergänzen kann – nur zu!

Bei der genealogischen Suche nach Vorfahren und weiteren familiär verbundenen Personen kommt es nicht selten zu der Idee, ein Treffen lebender Namensträger, Angehöriger usw. zu veranstalten - im weitesten Sinne also ein Familientreffen.

Wenn dies konkret vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet wird, kann festgestellt werden, dass gesammelte Erfahrungen - gute wie nicht so gute - für Folgetreffen und andere Interessenten wertvoll sein können.

Hier soll versucht werden, verschiedene Aspekte dieser organisatorischen und inhaltlichen Tätigkeiten zu diskutieren, Erfahrungen mitzuteilen und auch praktische Vorschläge zu unterbreiten.

Vorbereitung

Zweck des Treffens

• Verbindungen zu Namenträgern, Verwandten und Interessierten weltweit knüpfen
• Gründungstreffen für eine Familiengemeinschaft
• Aufbau eines Familiennetzwerkes
• Zusammengehörigkeitsgefühl aufbauen, verstärken

Teilnehmer

• Organisator muss den Rahmen vorgeben, da Lokalität entsprechend ausgewählt werden muss
• Familienangehörige, Angeheiratete
• Namensträger
• Interessierte (Genealogen, Heimatforscher o.a.)

Form der Durchführung

• Motto bzw. Anlass muss definiert werden (Jubiläum, ...)
• Umfang (zeitlich und Teilnehmeranzahl) und Teilnehmerkreis
• Ein-Tages-Veranstaltung
  • Vorteil: Weniger Aufwand und Kosten, mehr Flexibilität
  • Nachteil: Anfahrt max. 2 Stunden ohne Übernachtung, dadurch limitierter Einzugsbereich (weniger Abwechslung im Austragungsort möglich, um Anfahrt zu minimieren)

• Wochenende
  • Vorteil: Attraktives Ziel kann gewählt werden u.U. mit mehr touristischen Möglichkeiten, mehr gemeinsame Zeit, man kann sich besser kennenlernen
  • Nachteil: Größerer Zeit- und Kostenaufwand
  • Bereits Freitag abend oder Samstag abend für Anreisende?
  • Freitag Abend bis Sonntag Morgen/Mittag?
  • Samstag Nachmittag/Abend bis Sonntag Morgen/Mittag
• Lokalität muss definiert werden, um die Zielgruppe entsprechend anzusprechen
  • Art der Lokalität hängt auch mit gewählter Verpflegungsart und geplantem Programm ab
    • Genügt ein Raum, der nur stundenweise "angemietet" wird, oder sollte es ein Raum im "Tagungshotel" sein?
• Auswahl der Stadt/Gemeinde? Ort mit besonderem Bezug zur Familiengeschichte, z.B. Herkunftsort des ältesten Vorfahren? Oder Ort, wo besonders viele Teilnehmer wohnen? Zentraler Ort für alle?
• Zeitpunkt?
  • Einfach Termin vorschlagen oder einige Termine zur Abstimmung? (Abstimmung über doodle innerhalb des Orgateams)
  • Gibt es besondere Empfehlungen zur Jahreszeit?
  • Vermutlich: Außerhalb der Schulferien in den meisten Bundesländern (oder denen wo viele Teilnehmer herkommen?
  • Frühjahr, damit Aktivitäten/Stadtrundgang etc. auch draußen möglich sind?
  • Herbst (z.B. später September, Oktober außerhalb der Schulferien)?

Materialien

• Genealogien: gedruckt, elektronisch, als Riesenposter
• Familienblätter
• Leere Formulare für Erfassung von Daten
• Fotos
• Dokumente
• Artifakte (alte Mehlsäcke mit Namensaufdruck, gestickte Wappen, geknüpfte Wappen, Gläser mit Namensgravur aus alter Wirtschaft, Kleiderbügel mit Aufdruck usw.)
• Bücher (Familienchroniken, Heimatbücher der Orte, Veröffentlichungen von Namensträgern)
• Plakate zur Dekoration des Raumes mit Fotos o.ä.
• Vorbereitung von Namensschilder, um Kennenlernen zu erleichtern (nur Vorname?)

Welche Leistungen sollen auf dem Treffen geboten werden

Die richtige Mischung aus Information und Unterhaltung, aus Eigenbeteiligung und Fertigvorgesetztem, aus Musik, Vortrag, Exkursion macht den Erfolg aus. ABER: Man trifft sich auch zum gemütlichen Beisammensein, also es muss auch noch Zeit für Gespräche bleiben und nicht alles mit Programm durchorganisiert sein.

• genealogische Leistungen (Materialien, Vorträge)
  • wieviel Genealogie darf es sein? Große Plakate an den Wänden gibt Gesprächsstoff. Möglichst alle Teilnehmer sollten sich darin wiederfinden (daher Nachkommenstammbäume besser als Vorfahrenstammbäume)
  • Wieviel (Vorträge, Präsentationen, Diashows, Videos) finden die Teilnehmer erfahrungsgemäß noch interessant, wieviel ist "zu viel"?
  • Besonderer Gast, z.B. Vertreter des örtlichen Geschichts- oder Genealogievereins, des Archivs...?
• logistische Leistungen (Übernachtung, Essen/Trinken)
• kulturelle Leistungen (Ausflüge, Besichtigungen)
• Unterhaltung (Musik, Fotoshow, Kennenlernspiele u.a.)
  • Fotoshow (lässt sich z.B. aus antiken Bildern, Bildern vom letzten Treffen etc. gern auch von Teenagern machen, die damit sehr gute Kenntnisse haben. Das noch mit Musik unterlegen kommt sehr gut an!
  • Kennenlernspiele z.B. Alle stehen auf, die Namensträger sind, die mit einem Namensträger verheiratet sind, deren Vorfahr XY war, die eine Anfahrt mit mehr als 50 km haben, die älter wie x sind, usw.
    • Wie sind die Erfahrungen? Viele Menschen reagieren auf solche Spiele und "gruppendynamischen" Aktivitäten ja ausgesprochen allergisch, besonders am Anfang?
• Besondere Aktivitäten für Kinder und für Jugendliche sollte man anhand der Zusagen planen. Wo ist der nächste Spielplatz? Ggf. Spielecke oder Streicheltiere in Reichweite vorher auskundschaften oder einplanen. Bei Teenagerteilnahme am besten mit einbeziehen mit Vorbereitung, Facebook-Gruppe oder Plakate, Musikeinlage, Essensausgabe, Eintrittskasse, Dekoration o.ä.
  • Sicher wünschenswert, aber gibt es Erfahrungen, wie so etwas vom Arbeits- und Vorbereitungsaufwand gestemmt werden kann? 9-12 Monate vorher empfiehlt sich ein Orgateam zu definieren und diverse Vortreffen mit Aufgabenaufteilung zu machen.
• Gruppenfoto der ganzen Familie ggf. mit Fotograf auf Treppe o.ä. muss im Zeitplan eingeplant werden, damit alle drauf sind und es ins Programm passt

Welche Leistungen sollen nach dem Treffen geboten werden

• Sammlung der gemachten Fotos und Bereitstellung in der Cloud, geschütztem Bereich eines Online-Servers (mit Passwort, das an alle per Mail verschickt werden kann.)
• Einladung eines Reporters der Lokalpresse, der Bericht mit Familienfoto veröffentlicht
• Info über Treffen auf Familienwebseite, Rundmail, Newsletter

Kostenüberlegungen

• Kalkulation basierend auf max. Teilnehmerzahl und zeitlichem Rahmen ergibt sich. Klärung der Verpflegung (Gemeindesaal mit Essen auf Rädern, Kaffee & Kuchen (mit selbstgebackenem ?) usw.
• Beitrag einsammeln oder vorschießen?
• Kosten der Einladungen (Porto..)
• Kostengünstiges Mittagessen mit Pauschalbetrag, Kuchen selber mitbringen
• Übernachtungsmöglichkeit?
  • Mit Hotel ein Kontingent in Verbindung mit Tagungsraum vereinbaren?
    • Wie lässt sich etwas besonders beim ersten Treffen mit noch nicht bekannter Teilnehmerzahl organisieren? Das erste Treffen mit aufgehängten Stammbäumen, Fotoalben ist 'besonders' genug. Alle sind gespannt, wer kommt. Bei weiteren Treffen muss man vielleicht kreativer werden. Aber ACHTUNG: Weniger ist mehr. Die Leute wollen Zeit miteinander zum Reden haben und nicht völlig durchorganisiert werden.
    • Oder Hotelbuchung den Teilnehmern selbst überlassen, nur eine kleine Liste mit Hotels als Empfehlung?
    • Vorteil: Hotelempfehlungen begünstigen, dass man sich auch bei Frühstück, Abschlusstrunk o.ä. treffen kann. Optimal ist natürlich alles unter einem Dach, Tagungsraum, Übernachtung, Restaurant.
    • Nachteil: Vorgeschlagene Lösungen sollten für jeden Geldbeutel erschwinglich sein, also vom Campingplatz für Wohnmobilanreisende bis zur Vollpension

Vorlaufaktionen

Teilnehmerkreis konkretisieren

• Familienangehörige
• Namensträger
• Interessierte, Heimatforscher und Genealogen mit Familienbezug (mit Anmeldung?)

Einladungen

• Wer entwirft, verschickt die Einladungen per Post, Mail, Mailingliste, Zeitung, Amtsblatt, Telefon?
• Was sollte mitgebracht werden (siehe Materialien, Kuchen etc.)?
• Formular eines Familienblattes für die Erfassung der Familiendaten etc. als Anlage zur Einladung, um ausgefüllt mitgebracht zu werden (oder bei Nichtteilnahme kann es geschickt werden)
• Rechtzeitige Ankündigung in der lokalen Presse, genealogischen Zeitschriften, Webseite
• Schriftlich und digitale Einladungen, um Jung und Alt zu erreichen mit Hinweis in der Einladung, dass die Einladung gerne weitergegeben darf (?)

Zusagen verwalten

• Organisationsteam
• wie verbindlich muss die Anmeldung sein? (siehe Kostenüberlegungen)

Spontane Teilnahme

• Muss vorher aufgrund der räumlichen Gegebenheiten geklärt werden

Durchführung

• Bei regelmäßiger Durchführung
  • ggf. den Austragungsort wechseln, damit man die unterschiedlichen Wohnorte kennenlernt, wo die Familie beheimatet ist und nicht jedes Mal der gleiche es organisieren muss. Weiterer Vorteil: der unterschiedliche Anfahrtsweg schafft weiteren neuen Teilnehmern, die Möglichkeit zu kommen
  • ggf. den Austragungsort nicht wechseln, um Traditionen zu halten und Ablauf auf Erfahrungen basierend zu vereinfachen

Ablaufplanung

• Begrüßung durch Organisator bzw. den Familienvorstand
• Essen
• Vorträge, Exkursion
• Kaffee & Kuchen
• Verabschiedung mit Bekanntgabe des nächsten Termins, Austragungsortes (falls möglich)

Freiräume

• wieviel Freiräume sollte es geben? Was wird erfahrungsgemäß gewünscht?

Dokumentation sichern

Quellenangaben und schriftliche Benutzungsrecht gleich sichern

• Bilder
• Videos
• Tonaufnahmen
• Interviews
• Dokumente
• ausgefüllte/ergänzte Formulare

Nachbereitung

Familienverband

• Gründung einer Familiengemeinschaft, um auch zwischen den großen Familientreffen den Kontakt zu halten (s.u. Beispiele)

Kommunikationskanäle

• klassische Post, Telefon
• Webseite, Blog, soziale Netze
• Mail, Mailverteiler, Mailingliste

Allgemeine Erwägungen

Personendatenschutz

• Alte Fotos, die mitgebracht werden, abfotographieren und sich Benutzungsrecht unterschreiben lassen.
• Verwendung der gesammelten genealogischen Daten klären, da sonst Datenschutz greift. Schriftliche Verwendung für Webseite, Ortsfamilienbuch unterschreiben lassen.

Wer bleibt auf Kosten sitzen?

• Sponsoren suche in der Familie oder bei lokalen Firmen, Banken..
• Bei Ankunft sollte der Betrag für z.B. Essen eingesammelt werden.

Beispiele

[der Dettling-Familiengemeinschaft]