Projekt Adressbücher/Editionsrichtlinien-alt
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Allgemeine Editionsrichtlinien
- Es wird strukturiert anhand der vorgegebenen Tabelle erfasst.
- Die Überschriften in der Mustertabelle bitte nicht verändern.
- Möglichst alle Informationen werden übernommen. Was thematisch nicht in die anderen Erfassungsspalten passt, wird unter Bemerkungen aufgenommen.
- Abkürzungen werden nicht aufgelöst, es sei denn, ihre Auflösung ist anhand eines enthaltenen Abkürzungsverzeichnisses begründet. Suchen Sie vor der eigentlichen Erfassung danach! Idealer Weise wird dieses Abkürzungsverzeichnis in der Infoseite wiedergegeben.
Alle über dieses Abkürzungsverzeichnis hinausgehenden aufgelösten Abkürzungen müssen auf der Infoseite des Adressbuches dokumentiert werden. - Erstellen Sie vor der eigentlichen Erfassung zunächst ein Verzeichnis der im Adressbuch vorhandenen Straßen. Meist ist das anhand des vorhanden straßenweisen Einwohnerverzeichnisses oder anhand eines Häuserverzeichnisses, Eigentümerverzeichnisses o. ä. möglich. Am besten legen Sie diese Liste auf einem separaten Tabellenblatt ab. So können Sie im Zweifel immer direkt nachsehen. Im alphabetischen Einwohnerverzeichnis werden Sie auf verschiedene Schreibweisen/Abkürzungen für ein und denselben Straßennamen treffen. Für eine gute Sortierbarkeit in der Adressbuchdatenbank empfiehlt es sich aber, die Straßennamen anhand der erstellten Liste direkt einheitlich zu erfassen. So bekommen wir auch bei Teileinspielungen keine zusätzliche Arbeit mit der nachträglichen Vereinheitlichung.
Typographisches
Nach einem Komma und nach einem Punkt kommt immer eine Leerstelle.
- Beispiel
- richtig: Klaus u. Nina
- falsch: Klaus u.Nina
Brüche und Ähnliches in Excel-Zellen verhalten sich oft sehr eigenwillig. Man kann durch ein vorangestelltes Hochkomma Excel dazu zwingen, genau das abzubilden was man eingegeben hat.
- Beispiele
- '/1 funktioniert (/1 funktioniert nicht, da der Slash (Schrägstrich) ein Shortcut ist)
- '1/2 funktioniert
Tipps und Tricks
Lästige Autokorrektur
Die Autokorrektur der Erfassungsprogramme Calc und Excel können einem manchmal ärgerliche Streiche spielen. Da möchte man z.B. den Familiennamen „Grupe“ erfassen und das Programm korrigiert unaufgefordert und hartnäckig zu „Gruppe“. Oder man erfasst Buchstabengetreu eine abgekürzte Bezeichnung, nach der klein weitergeschrieben werden muss, aber das Programm ist der Meinung, dass nach einem Punkt unbedingt ein Wort beginnend mit einem Großbuchstaben folgen muss. Wie kann man das verhindern?
Eigentlich ganz einfach: Im Menüpunkt „Extras“ befindet sich sowohl im Programm Calc als auch in Excel die Funktion „Autokorrektur-Optionen“ (Calc 3.2, Calc 3.3, Excel 2003) oder „Autokorrektur“ (Calc 3.0). Dort schaltet man in allen Calc-Versionen im Reiter „Optionen“ „Ersetzungstabelle anwenden“ und „Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen“ einfach ab, indem man die Häkchen entfernt. Bei Excel schaltet man im Reiter „AutoKorrektur“ die Funktionen „Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen“ und „Während der Eingabe ersetzen“ durch Entfernung der Häkchen ab.
Schritt 1 mit Calc 3.0 (hier mit Windows XP)
Schritt 1 mit Calc 3.2, 3.3 (hier 3.2 mit ubuntu)
Schritt 2 mit Calc 3.0, 3.2, 3.3 (hier 3.0 mit Windows XP)
Schritt 1 mit Excel 2003 (hier mit Windows XP)
Schritt 2 mit Excel 2003 (hier mit Windows XP)
Beschreibung der Erfassungsspalten
Die Erfassungsfelder sind, bis auf die Bemerkungen, auf 255 Zeichen beschränkt. Da es in Excel leider keine Standardmöglichkeit gibt, Zeichen einer Zelle zählen zu lassen, kann man das hilfsweise mit der Formel =LÄNGE(A1) machen. (A1) steht repräsentativ für die Koordinaten der Zelle, deren Zeichen gezählt werden sollen, also bitte entsprechend anpassen - sollen die Zeichen in Zelle D256 gezählt werden, muss dort statt A1 D256 stehen.
Bitte keine manuellen Zeilenumbrüche einfügen! Das ergibt Murks in der Datenbank.
Die Erfassungstabelle für Adressbücher beinhaltet folgende Spalten:
Ort, Jahr, Name, Vorname, Titel, Geschl., Stand, Beruf, Straße, Nr., Buchstabe, Bemerkungen, Ortskennung, Einsender, Geburtsname, Seite, Telefonnummer
Im Folgenden wird beschrieben was wie in die jeweiligen Spalten eingetragen werden soll:
- Ort
- Hier ist nicht der Titel des Adressbuches einzutragen, sondern der jeweils bearbeitete Ort. In einem Adressbuch können mehrere Orte enthalten sein (z.B. Kreisadressbücher)
- Jahr
- Das Jahr des Adressbuches
- Name
- Familienname, Namenszusätze ggfs. durch Komma getrennt, z.B.: Müller, von. Für Firmen wird hier der Firmenname eingetragen.
- Steht im Eintrag "genannt" wird dies mit ", gen." hier angehängt, wenn es sich dabei um den Namen handelt.
- Vorname
- Hier wird der oder die Vornamen eingetragen, wie im Adressbuch vermerkt.
- Steht im Eintrag "genannt" wird dies mit ", gen." hier angehängt, wenn es sich dabei um den Vornamen handelt.
- Titel
- Hier werden akademische Grade und adelige Titel, wie z. B. Dr., Ing., Baron, Freiherr o. ä. eingetragen. (Prof. ist kein akad. Grad und gehört unter Beruf. )
- Geschl.
- Hier wird das Geschlecht der Person (M=männlich, F=weiblich) eingetragen. Steht im Adressbuch "Müller, Jos., Witwe" so ist das Geschlecht=F und der Name am besten unter Bemerkungen als "Witwe Jos." zu erfassen.
- Stand
- Familienstand (z.B. Witwe) und bürgerlicher Stand (Bürger, Beisasse, Schutzjude), oft in älteren Adressbüchern registriert.
- Beruf
- Hier werden alle den Lebensunterhalt betreffenden Angaben der Adressbücher eingetragen. Bei Personeneinträgen mag dies Beruf im engeren Sinne sein (Advokat, Bäcker, Schuster), aber bei Beamten und Militärs oft der Rang (Ministerialrat, Professor, Generalleutnant). Auch Rentner, Bettler, u.s.w. bezeichnen den Lebensunterhalt. Bei Firmeneinträgen wird hier die im Adressbuch benutzte Branchenbezeichnung angezeigt (Bäckerei, Druckerei, Reiseagentur).
- Straße
- Eigentlich klar oder? Ist nur ein Gebäude genannt, z.B. "Maierhof", kann das hier eingetragen werden.
- Nr.
- Nur Ziffern, also Hausnummer ohne Zusätze. (Sollten sogennannte "Lit.Nr." in älteren Adressbüchern erscheinen, also Ziffern mit einem alphabetischen Vorschlag, z.B. "D-10", dies bitte mit den Betreuern beraten - eine Lösung ist noch in Bearbeitung.)
- Buchstabe
- Manche Hausnummern setzen sich aus einer einfachen Zahl und einem Buchstabenzusatz zusammen. Der Buchstabenzusatz wird bitte hier vermerkt. Auch die 1/2 aus der Hausnummer 220 1/2 kommt unter Buchstaben, ebenso sämtliche Adresszusätze, ggf. entsprechend gekennzeichnet und durch Komma vom zweiten Teil der Hausnummer (also z.B. -10 oder 1/2) getrennt.
- Bemerkungen
- Feld für Beobachungen des Erfassers, z.B. zur Adresse, oder für Elemente des Adressbuch-Eintrages für die in den anderen Feldern keinen Platz ist, soweit sie nicht in optionalen Sonderspalten (s.u.) erfasst werden.
- Ortskennung
- Hier wird die GOV-Kennung des Ortes eingetragen, der in der Spalte "Ort" steht. Sollte ein Bearbeiter Schwierigkeiten damit haben, bitte beim Projektbetreuer melden.
- Einsender
- Hier wird eingetragen, wer die Daten erfasst hat, z.B. die Email-Adresse. Die Kontaktdaten werden in der GEnWiki-Beschreibungsseite zum Adressbuch vermerkt. Sollte ein Bearbeiter das nicht wünschen, meldet er das bitte dem Projektbetreuer.
- Geburtsname
- In einigen Adressbüchern ist der Geburtsname verzeichnet. Der kann in diese Spalte eingetragen werden.
- Seite
- Die Seitenzahl, auf der der Eintrag im Buch zu finden ist. Bei Büchern mit mehreren Seitenzählungen wird der Seitenzahl die Zahl (meist römisch) der Zählung vorangestellt. (Beispiel: I-23 bei erster Seitenzählung, II-23 bei zweiter Seitenzählung etc.)
Kommt ein Eintrag auf verschiedenen Seiten identisch vor, ist für jede Seite ein Eintrag zu erfassen. - Telefonnummer
- In Adressbüchern findet man besonders ab 1900 häufig Telefonnummern. Sie sind meist durch dieses Symbol gekennzeichnet:
. Die nachfolgende Telefonnummer wird in dieser Spalte erfasst.
