Schutzfrist

Fortführungsfristen und archivische Schutzfristen

Personenbezogene Unterlagen - wie Personenstandsregister und Kirchenbücher - unterliegen verschiedenen Fristen, auch um das Recht auf informationelle Selbstbestimmung zu wahren. Zu unterscheiden ist zwischen standesamtlichen Fortführungsfristen und archivischen Schutzfristen. Letztere beziehen sich auf bereits archivierte Unterlagen, geregelt sind sie z. B. im Bundesarchivgesetz und den Landesarchivgesetzen. Diese archivischen Schutzfristen sind zwischen den Bundesländern nicht völlig einheitlich geregelt, entsprechen aber oft den hier als Beispiel genannten personenbezogenen Schutzfristen nach Bundesarchivgesetz (siehe hier).

§ 11 Schutzfristen 2) Nach Ablauf der Schutzfrist des Absatzes 1 darf Archivgut des Bundes, das sich seiner Zweckbestimmung oder seinem wesentlichen Inhalt nach auf eine oder mehrere natürliche Personen bezieht, frühestens zehn Jahre nach dem Tod der jeweiligen Person genutzt werden. Ist das Todesjahr nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand festzustellen, endet die Schutzfrist 100 Jahre nach der Geburt der Personen. Kann auch der Geburtstag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festgestellt werden, endet die Schutzfrist 60 Jahre nach der Entstehung der Unterlagen.

Fortführungsfristen bei Standesamtsregistern

Unter "Schutzfrist" versteht man im Zusammenhang mit Personenstandsregistern die Fortführungsfrist laut § 5 Abs. 5 Personenstandsgesetz, in der die Register noch im Standesamt fortgeführt werden; es werden also noch Beischreibungen vorgenommen. Nach Ablauf dieser Frist sind diese grundsätzlich zugänglich, z. B. für Familienforschung. Die Unterlagen sind dann von den Standesämtern an das zuständige öffentliche Archiv abzugeben, üblicherweise das jeweilige Stadt- oder Kreisarchiv. Allerdings können Beischreibungen, die in den Registern enthalten sind, zu diesem Zeitpunkt noch einer archivgesetzlichen Schutzfrist unterliegen.

Die Fortführungfristen sind:

• für Geburtsregister 110 Jahre,
• für Heiratsregister 80 Jahre,
• für Sterberegister 30 Jahre.

Ist das Sterbedatum nicht bekannt, orientiert sich die Freigabe am Geburtsdatum. Belegakten (Sammelakten) werden erst freigegeben, wenn die letzte Frist der darin liegenden Dokumente abgelaufen ist.

Schutzfristen bei Kirchenbüchern

Deutschland

Durch das Personenstandsgesetz, das zum 1.1.1876 in Kraft trat (der Zeitpunkt weicht in den einzelnen deutschen Ländern z. T. voneinander ab), wurden die Standesämter mit der Beurkundung aller Personenstandsfälle beauftragt. Für die Zeit vor dem Personenstandsgesetz sind die evangelischen und katholischen Kirchenbücher die maßgeblichen Quellen zur Familienforschung. Für diese "historischen" Kirchenbücher gelten keine Schutzfristen mehr.

Für jüngere evangelische Kirchenbücher gelten nicht in jeder Landeskirche dieselben Fristen. So richtet sich die Benutzung der ostdeutschen Kirchenbücher im Evangelischen Zentralarchiv in Berlin nach dem "Kirchengesetz zur Sicherung und Nutzung von kirchlichem Archivgut" der Evangelischen Kirche der Union vom 6. Mai 2000 (Amtsblatt der Evangelischen Kirche in Deutschland 2000, S. 192) und nach der "Ordnung für die Benutzung des Kirchlichen Archivzentrums Berlin" vom 9. Oktober 2000. Danach gelten folgende Schutzfristen:

für Taufbücher:

• 90 Jahre
• für Konfirmandenregister: 75 Jahre
• für Traubücher: 70 Jahre
• für Bestattungsbücher: 10 Jahre

Bei den katholischen Kirchenarchiven betragen die "aus Gründen des Persönlichkeitsschutzes nötigen Sperrfristen" (bezogen auf den jeweiligen Eintrag): siehe hier

• für Taufbücher: 120 Jahre
• für Trauungsbücher: 100 Jahre nach Trauung
• für Sterbebücher: 40 Jahre nach Tod

Für allgemeine kirchliche Archivalien sind die Regelungen zu personenbezogenem Archivgut wie folgt:

Evangelische Kirchenarchive in der EKD:

§ 9 Schutzfristen (2): Archivgut, das sich nach seiner Zweckbestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf natürliche Personen bezieht (personenbezogenes Archivgut), darf frühestens 10 Jahre nach dem Tod der betroffenen Person benutzt werden. Ist das Todesjahr nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand feststellbar, endet die Schutzfrist 90 Jahre nach der Geburt. Die Schutzfrist nach Absatz 1 bleibt in jedem der in Satz 1 und 2 genannten Fälle unberührt. Ist auch das Geburtsjahr dem Archiv nicht bekannt, endet die Schutzfrist für personenbezogenes Archivgut 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen. (3) Für personenbezogenes Archivgut, das auf Grund von Rechtsvorschriften besonderer Geheimhaltung unterliegt, verlängern sich alle Fristen nach Absatz 1 und 2 um jeweils 30 Jahre.

Rechtsgrundlage: Kirchengesetz über die Sicherung und Nutzung von Archivgut der Evangelischen Kirche in Deutschland ( EKD-Archiv-Gesetz).

Katholische Kirchenarchive:

§ 9 Schutzfristen (3): Für Archivgut, das sich nach seiner Zweckbestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf eine oder mehrere natürliche Personen bezieht (personenbezogenes Archivgut), beträgt die Schutzfrist ebenfalls 40 Jahre. Sie endet jedoch nicht vor Ablauf von 1. 30 Jahren nach dem Tod der betroffenen Person oder der Letztverstorbenen von mehreren Personen, deren Todesjahr dem Archiv bekannt ist, 2. 120 Jahren nach der Geburt der betroffenen Person oder der Geburt der Letztgeborenen von mehreren Personen, deren Todesjahr dem Archiv nicht bekannt ist, 3. 70 Jahren nach Entstehung der Unterlagen, wenn weder das Todes- noch das Geburtsjahr der betroffenen Person oder einer der betroffenen Personen dem Archiv bekannt sind.

Rechtsgrundlage: Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche (Kirchliche Archivordnung – KAO).

Österreich

• Geburts- und Taufbücher: 100 Jahre
• Trauungsbücher: 75 Jahre
• Sterbebücher: 30 Jahre

In Österreich werden erst 1939 Standesämter eingeführt. Für Einträge ab dem Jahr 1939 sind daher die Standesämter der betreffenden Gemeinden zuständig.

Polen

Standesamtsregister unterliegen folgenden Schutzfristen:

• Geburtsbücher 100 Jahre
• Heiratsbücher 80 Jahre
• Sterbebücher 80 Jahre

Das gilt entsprechend auch für die ehemals deutschen Standesamts- Unterlagen vor 1945, sofern diese sich heute in Polen befinden.

Schweiz

Die Schutzfristen zu den Kirchenbüchern sind in den Kantonen ganz unterschiedlich festgelegt.

In den Kreisämtern gibt es fixe Datumsangaben der Freigabe

• Geburten bis 31.12.1899
• Trauungen bis 31.12.1929
• Sterbedaten bis 31.12.1959

Bürgerlisten haben ebenfalls je nach Kanton unterschiedliche Sperrfristen

Tschechien

• Geburtsbücher 100 Jahre
• Heiratsbücher 75 Jahre
• Sterbebücher 35 Jahre