Familientreffen

Bei der genealogischen Suche nach Vorfahren und weiteren familiär verbundenen Personen kommt es nicht selten zu der Idee, ein Treffen lebender Namensträger, Angehöriger usw. zu veranstalten - im weitesten Sinne also ein Familientreffen.

Wenn dies konkret vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet wird, kann festgestellt werden, dass gesammelte Erfahrungen - gute wie nicht so gute - für Folgetreffen und andere Interessenten wertvoll sein können.

Hier soll versucht werden, Erfahrungen zu verschiedenen Aspekten dieser organisatorischen und inhaltlichen Tätigkeiten zu mitzuteilen und auch praktische Vorschläge zu unterbreiten. Kritiken, Fragen und Diskussionsbeiträge sind gerne in unserem Forum oder, konkret zum Inhalt dieses Artikels, auch auf der zugehörigen Diskussionsseite möglich.

Vorbereitung

Zweck des Treffens

• Verbindungen zu Namenträgern, Verwandten und Interessierten weltweit knüpfen
• Gründungstreffen für eine Familiengemeinschaft, eines Familienverbandes
  • Linkliste: Familienverbände
  • Bund der Familienverbände und -archive e.V
• Aufbau eines Familiennetzwerkes
• Zusammengehörigkeitsgefühl aufbauen, verstärken

Teilnehmer

• Organisator muss den Rahmen vorgeben, da Lokalität entsprechend ausgewählt werden muss (mindestens sechs Monate Vorlauf, besser mehr)
• Namensträger, ehemalige Namensträger ("Ausgeheiratete")
• Familienangehörige, Angeheiratete
• Interessierte (Genealogen, Heimatforscher o.a.)
• Ehrengast,
• Gastvortragender

Form der Durchführung

• Motto bzw. Anlass muss definiert werden (Jubiläum, ...)
• Umfang (zeitlich und Teilnehmeranzahl) und Teilnehmerkreis
• Ein-Tages-Veranstaltung
  • Vorteil: Weniger Aufwand und Kosten, mehr Flexibilität
  • Nachteil: Anfahrt max. 2 Stunden ohne Übernachtung, dadurch limitierter Einzugsbereich (weniger Abwechslung im Austragungsort möglich, um Anfahrt zu minimieren)

• Wochenende
  • Vorteil: Attraktives Ziel kann gewählt werden u.U. mit mehr touristischen Möglichkeiten, mehr gemeinsame Zeit, man kann sich besser kennenlernen
  • Nachteil: Größerer Zeit- und Kostenaufwand
  • Bereits Freitag abend oder Samstag abend für Anreisende?
  • Freitag Abend bis Sonntag Morgen/Mittag?
  • Samstag Nachmittag/Abend bis Sonntag Morgen/Mittag
• Lokalität muss definiert werden, um die Zielgruppe entsprechend anzusprechen
  • Art der Lokalität hängt auch mit gewählter Verpflegungsart und geplantem Programm ab
    • Genügt ein Raum, der nur stundenweise "angemietet" wird, oder sollte es ein Raum im "Tagungshotel" sein?
    • Kann Außenprogramm durchgeführt werden?
• Natur- oder Stadtprogramm?
• Auswahl der Stadt/Gemeinde? Ort mit besonderem Bezug zur Familiengeschichte, z.B. Herkunftsort des ältesten Vorfahren? Oder Ort, wo besonders viele Teilnehmer wohnen? Zentraler Ort für alle?
• Zeitpunkt?
  • Termin sollte in kleinem Kreises entschieden werden, der dem Organisationsteam am besten passt. (Abstimmung über doodle innerhalb des Orgateams)
  • Empfehlungen zur Jahreszeit, um hohe Teilnehmerzahl zu ermöglichen
  • Kostengünstiger außerhalb der Schulferien in den meisten Bundesländern (oder denen, wo viele Teilnehmer herkommen)
  • Frühjahr oder Herbst, damit Aktivitäten/Stadtrundgang etc. auch draußen möglich sind und Lokalitäten aufgrund der Nebensaison günstiger sind.
  • Berücksichtigung möglicher zeitgleicher konkurrierender Großereignisse (Sport, Kultur, Politik)

Materialien

• Genealogien: gedruckt, elektronisch, als Riesenposter oder als Handout für jeden Teilnehmer.
• Familienblätter
• Leere Formulare für Erfassung von Daten
• Fotos
• Dokumente
• Artefakte (alte Mehlsäcke mit Namensaufdruck, gestickte Wappen, geknüpfte Wappen, Gläser mit Namensgravur aus alter Wirtschaft, Kleiderbügel mit Aufdruck usw.)
• Bücher (Familienchroniken, Heimatbücher der Orte, Veröffentlichungen von Namensträgern)
• Plakate zur Dekoration des Raumes mit Fotos o.ä.
• Vorbereitung von Namensschilder, um Kennenlernen zu erleichtern (nur Vorname?)
• Gastgeschenk als Erinnerungsgeschenk (z.B. Kugelschreiber mit Familienwappen oder -namen)
• Flyer des Familienverbandes zum Verteilen

Technische Voraussetzungen, Gerätetechnik

• PC/Notebook - für sich oder mit Internetanschluß
• Beamer und Leinwand
• Akustikanlage (bewegliches oder fixiertes Mikrofon)
• CD-/DVD-/BluRay-/Videokassetten-/Audiokassetten-Spieler (oder PC/Notebook als Abspieler)
• Overhead-Projektor oder Visualizer (Foto/Beamer-Kombination)
• Aufzeichnungen: akustische, Video, Foto
• PC-Drucker
• Kopierer

Welche Leistungen sollen auf dem Treffen geboten werden

Die richtige Mischung aus Information und Unterhaltung, aus Eigenbeteiligung und Fertigvorgesetztem, aus Musik, Vortrag, Exkursion macht den Erfolg aus. ABER: Man trifft sich auch zum gemütlichen Beisammensein, also es muss auch noch Zeit für Gespräche bleiben und nicht alles mit Programm durchorganisiert sein. Die richtige Mischung ist wichtig und WENIGER IST MEHR. Die Leute wollen Zeit miteinander zum Reden haben und nicht völlig durchorganisiert werden.

Wie lässt sich etwas besonders beim ersten Treffen mit noch nicht bekannter Teilnehmerzahl organisieren?

• Das erste Treffen mit aufgehängten Stammbäumen, Fotoalben ist 'besonders' genug. Alle sind gespannt, wer kommt. Bei weiteren Treffen muss man vielleicht kreativer werden.
• genealogische Leistungen (Materialien, Vorträge)
  • Wieviel Genealogie darf es sein? Große Plakate an den Wänden gibt Gesprächsstoff. Möglichst alle Teilnehmer sollten sich darin wiederfinden (daher Nachkommenstammbäume besser als Vorfahrenstammbäume)
  • Wieviel (Vorträge, Präsentationen, Diashows, Videos) finden die Teilnehmer erfahrungsgemäß noch interessant, wieviel ist "zu viel"? kommt auf den Unterhaltungswert der Redner und die Anzahl und Länge der Beiträge an.
  • Besonderer Gast, z.B. Vertreter des örtlichen Geschichts- oder Genealogievereins, des Archivs...?
• logistische Leistungen (Übernachtung, Essen/Trinken)
• kulturelle Leistungen (Ausflüge, Besichtigungen)
• Unterhaltung (Musik, Fotoshow, Kennenlernspiele, Gedicht, Mundarteinlage u.a.)
  • Fotoshow (lässt sich z.B. aus antiken Bildern, Bildern vom letzten Treffen etc. gern auch von Teenagern machen, die damit sehr gute Kenntnisse haben. Das noch mit Musik unterlegen kommt sehr gut an!
  • Eine Art "Vorstellrunde" erleichtert, das Aufeinander-Zugehen, wenn sich die Teilnehmer noch nicht kennen. Kann auch durch den Redner gemacht werden oder mit den Kennenlernspielen.
  • Kennenlernspiele z.B. Alle stehen auf oder geben Handzeichen, die Namensträger sind, die mit einem Namensträger verheiratet sind, deren Vorfahr XY war, die eine Anfahrt mit mehr als 50 km haben, die älter wie x sind, usw.
    • Wie sind die Erfahrungen? Viele Menschen reagieren auf solche Spiele und "gruppendynamischen" Aktivitäten ja ausgesprochen allergisch, besonders am Anfang? Niemand wird gezwungen mitzumachen..
    • Zweck eines Familientreffens ist ja gerade das Gefühl "dazu-zu-gehören" und "Sich-kennenlernen", sonst kommt man nicht!
• Besondere Aktivitäten für Kinder und für Jugendliche sollte man anhand der Zusagen planen. Wo ist der nächste Spielplatz? Ggf. Spielecke oder Streicheltiere in Reichweite vorher auskundschaften oder einplanen. Bei Teenagerteilnahme am besten mit einbeziehen in die Vorbereitung, Facebook-Gruppe oder Plakate, Musikeinlage, Essensausgabe, Bedienung, Eintrittskasse, Dekoration, Namensschilder verteilen o.ä.
  • Sicher wünschenswert, aber gibt es Erfahrungen, wie so etwas vom Arbeits- und Vorbereitungsaufwand gestemmt werden kann? 9-12 Monate vorher empfiehlt sich ein Orgateam zu definieren und diverse Vortreffen mit Aufgabenaufteilung zu machen.
• Gruppenfoto der ganzen Familie ggf. mit Fotograf auf Treppe o.ä. muss im Zeitplan eingeplant werden, damit alle drauf sind und es ins Programm passt

Welche Leistungen sollen nach dem Treffen geboten werden

• Sammlung der gemachten Fotos und Bereitstellung in der Cloud, geschütztem Bereich eines Online-Servers (mit Passwort, das an alle per Mail verschickt werden kann.)
• Einladung eines Reporters der Lokalpresse, der Bericht mit Familienfoto veröffentlicht
• Info über Treffen auf Familienwebseite, Rundmail, Newsletter
• Versand von Gruppenfoto, Adressenliste, Video nach Bedarf, Aufwand, Kostenerstattung (Vorauskasse)

Kostenüberlegungen

• Kalkulation basierend auf max. Teilnehmerzahl und zeitlichem Rahmen ergibt sich. Klärung der Verpflegung (Gemeindesaal mit Essen auf Rädern, Kaffee & Kuchen (mit selbstgebackenem ?) usw.
• Beitrag einsammeln oder vorschießen?
• Kosten der Einladungen (Porto..)
• Kostengünstiges Mittagessen mit Pauschalbetrag, Kuchen selber mitbringen
• Übernachtungsmöglichkeit?
  • Mit Hotel ein Kontingent in Verbindung mit Tagungsraum vereinbaren?
    • Wie lässt sich etwas besonders beim ersten Treffen mit noch nicht bekannter Teilnehmerzahl organisieren? Das erste Treffen mit aufgehängten Stammbäumen, Fotoalben ist 'besonders' genug. Alle sind gespannt, wer kommt. Bei weiteren Treffen muss man vielleicht kreativer werden. Aber ACHTUNG: Weniger ist mehr. Die Leute wollen Zeit miteinander zum Reden haben und nicht völlig durchorganisiert werden.
    • Oder Hotelbuchung den Teilnehmern selbst überlassen, nur eine kleine Liste mit Hotels als Empfehlung?
    • Vorteil: Hotelempfehlungen begünstigen, dass man sich auch bei Frühstück, Abschlusstrunk o.ä. treffen kann. Optimal ist natürlich alles unter einem Dach, Tagungsraum, Übernachtung, Restaurant.
    • Nachteil: Vorgeschlagene Lösungen sollten für jeden Geldbeutel erschwinglich sein, also vom Campingplatz für Wohnmobilanreisende bis zur Vollpension

Vorlaufaktionen

Teilnehmerkreis konkretisieren

• Familienangehörige
• Namensträger
• Interessierte, Heimatforscher und Genealogen mit Familienbezug (mit Anmeldung?)

Einladungen

• Wer entwirft, verschickt die Einladungen per Post, Mail, Mailingliste, Zeitung, Amtsblatt, Telefon?
• Was sollte mitgebracht werden (siehe Materialien, Kuchen etc.)?
• Formular eines Familienblattes für die Erfassung der Familiendaten etc. als Anlage zur Einladung, um ausgefüllt mitgebracht zu werden (oder bei Nichtteilnahme kann es geschickt werden)
• Rechtzeitige Ankündigung in der lokalen Presse, genealogischen Zeitschriften, Webseite
• Schriftlich und digitale Einladungen, um Jung und Alt zu erreichen mit Hinweis in der Einladung, dass die Einladung gerne weitergegeben darf (?)

Zusagen verwalten

• Organisationsteam
• wie verbindlich muss die Anmeldung sein? (siehe Kostenüberlegungen)

Spontane Teilnahme

• Muss vorher aufgrund der räumlichen Gegebenheiten geklärt werden

Durchführung

• Bei regelmäßiger Durchführung
  • ggf. den Austragungsort wechseln, damit man die unterschiedlichen Wohnorte kennenlernt, wo die Familie beheimatet ist und nicht jedes Mal der gleiche es organisieren muss. Weiterer Vorteil: der unterschiedliche Anfahrtsweg schafft weiteren neuen Teilnehmern, die Möglichkeit zu kommen
  • ggf. den Austragungsort nicht wechseln, um Traditionen zu halten und Ablauf auf Erfahrungen basierend zu vereinfachen

Ablaufplanung

• Begrüßung durch Organisator bzw. den Familienvorstand
• Essen
• Vorträge, Exkursion
• Kaffee & Kuchen
• Verabschiedung mit Bekanntgabe des nächsten Termins, Austragungsortes (falls möglich)

Freiräume

• wieviel Freiräume sollte es geben? Was wird erfahrungsgemäß gewünscht?

Dokumentation sichern

Quellenangaben und schriftliche Benutzungsrecht gleich sichern

• Bilder
• Videos
• Tonaufnahmen
• Interviews
• Dokumente
• ausgefüllte/ergänzte Formulare

Nachbereitung

Familienverband

• Gründung einer Familiengemeinschaft, um auch zwischen den großen Familientreffen den Kontakt zu halten (s.u. Beispiele)

Kommunikationskanäle

• klassische Post, Telefon
• Webseite, Blog, soziale Netze
• Mail, Mailverteiler, Mailingliste

Allgemeine Erwägungen

Personendatenschutz

• Alte Fotos, die mitgebracht werden, abfotographieren und sich Benutzungsrecht (von allen abgebildeten lebenden Personen!) unterschreiben lassen.
• Verwendung der gesammelten genealogischen Daten klären, da sonst Datenschutz (bei Angaben zu Lebenden) bzw. Urheberrecht (bei ausreichender Schöpfungshöhe der Sammlung) greift. Schriftliche Verwendung für Webseite, Ortsfamilienbuch vom Urheberrechteinhaber unterschreiben lassen.

Wer bleibt auf Kosten sitzen?

• Sponsoren suchen in der Familie oder bei lokalen Firmen, Banken..
• Bei Ankunft sollte der Betrag für z.B. Essen eingesammelt werden.

Veranstalterpflichten

• Benennung eines (verantwortlichen) Veranstalters (Person, Organisation) - automatische Festlegung durch Einladung, Vertragspartnerschaft usw.
• Unfall- und Schadenshaftung als Veranstalter
• Stornokosten
• Urheberrechte bei kommerziellen Werken (z.B. Untermalungs-Musik) - GEMA-Gebühren

Beispiele

Aktivitäten der Dettling-Familiengemeinschaft

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