Belegakte

Belegakten (Sammelakten) bei Standesämtern

In Belegakten, im amtlichen Sprachgebrauch Sammelakten genannt, werden bei den Standesämtern Dokumente aufbewahrt, die einzelne Beurkundungen in den Personenstandsregistern betreffen.

Belegakten zu „Zivilstandsurkunden Heiraten“ mussten angelegt werden, wenn z.B. die Geburtsurkunde der Brautleute - oder auch nur einer Person - nicht in dem für die Heirat zuständigen Bürgermeisteramt aufbewahrt wurde, sondern in einem anderen Ort. Somit konnte die Geburtsurkunde nicht in hiesigem Geburts=Register eingesehen werden, sondern musste beygebracht werden. Diese Geburtsurkunde wurde dann in der Belegakte abgelegt.

Aber nicht nur Geburtsurkunden können sich in einer solchen Belegakte befinden. Ebenso kann man dort Sterbeurkunden der Eltern evtl. sogar der Großeltern der Brautleute finden, falls die Brautleute noch nicht volljährig waren zum Zeitpunkt der Eheschließung und die Sterbeurkunden sich in einem anderen Bürgermeisteramt befanden und ebenfalls beygebracht werden mussten.

Für das Gebiet der heutigen Regierungsbezirke Köln und Düsseldorf (NRW), wo im linksrheinischen Teil die Zivilstandsregister durchgängig schon ab ca. 1798, rechtsrheinisch meist ab 1810, geführt wurden, befinden sich noch vorhandene Belegakten im „Landesarchiv NRW Personenstandsarchiv Brühl“.

Soweit die Belegakten an ein Archiv abgegeben wurden, sind in den Standesämtern keine Belegakten mehr vorhanden, da diese, im Gegensatz zu den eigentlichen Zivilstandsregistern (Geburten, Heiraten, Sterbefälle) nur in einfacher Ausfertigung geführt wurden.

Über die Entstehungsgeschichte, die Inhalte und die wechselnden Rechtsgrundlagen informiert ausführlich ein Beitrag des Landschaftsverbandes LWL (PDF). Auch die weiter unten zitierte Empfehlung (PDF) der Bundeskonferenz der Kommunalarchive enthält Angaben zum Inhalt der Sammelakten, ebenso der unten genannte Aufsatz von A. Stahl.

Rechtslage ab 1.1.2009 und mögliche Vernichtung von Sammelakten

Nach dem neuen Personenstandsgesetz endet die Aufbewahrungspflicht der Standesämter für die Standesämter wie für die eigentlichen Register nach 80 (für Ehe-), 110 (für Geburts-) und 30 (für Sterberegister) Jahren. Die Sammelakten, für die diese Fristen abgelaufen sind, müssen die Standesämter den nach jeweiligem Landesrecht zuständigen Archiven anbieten, in den meisten Bundesländer sind dies die kommunalen Archive. Diese haben über die Archivwürdigkeit zu entscheiden.

Die Bundeskonferenz der Kommunalarchive bezeichnet in einer Empfehlung (PDF, hier besonders S. 3-5) an ihre Mitglieder die Sammelakten als nicht generell archivwürdigund zieht eine teilweise oder vollständige Vernichtung der Sammelakten in Betracht. Die genannten Kriterien für die Archivwürdigkeit sind recht ungenau und an allgmein historischen, nicht an genealogischen Fragestellungen orientiert (so auch in einem Rundschreiben des Innenministeriums von Baden-Württemberg).

In einem Aufsatz weist Alfred Stahl (Mitteilungen der Westdeutschen Gesesllschaft für Familienkunde, Jg. 2009, Heft 3, S. 82; zuerst veröffentlicht in Düsseldorfer Familienkunde, Jg. 45/2009, H. 2, S. 44) auf den Wert der Sammelakten und die Gefahren des Verlustes wertvoller genealogischer Quellen im Fall ihrer Vernichtung hin.

Weitere Bedeutungen

Der Begriff Sammelakte bezeichnet in Verwaltungen auch allgemein eine Akte, in der Schriftgut zu verschiedenen thematisch verwandten Vorgängen gesammelt wird. Solche Sammelakten finden sich daher auch in den Beständen der Archive.