Belegakte

Belegakten (Sammelakten) bei Standesämtern

In Belegakten, im Personenstandsgesetz Sammelakten genannt, werden bei den Standesämtern Dokumente aufbewahrt, die einzelne Beurkundungen in den Personenstandsregistern betreffen.

Belegakten zu „Zivilstandsurkunden Heiraten“ mussten angelegt werden, wenn z.B. die Geburtsurkunde der Brautleute - oder auch nur einer Person - nicht in dem für die Heirat zuständigen Bürgermeisteramt aufbewahrt wurde, sondern in einem anderen Ort. Somit konnte die Geburtsurkunde nicht in hiesigem Geburts=Register eingesehen werden, sondern musste beygebracht werden. Diese Geburtsurkunde wurde dann in der Belegakte abgelegt.

Aber nicht nur Geburtsurkunden können sich in einer solchen Belegakte befinden. Ebenso kann man dort Sterbeurkunden der Eltern evtl. sogar der Großeltern der Brautleute finden, falls die Brautleute noch nicht volljährig waren zum Zeitpunkt der Eheschließung und die Sterbeurkunden sich in einem anderen Bürgermeisteramt befanden und ebenfalls beygebracht werden mussten.

Für das Gebiet der heutigen Regierungsbezirke Köln und Düsseldorf (NRW), wo im linksrheinischen Teil die Zivilstandsregister durchgängig schon ab ca. 1798, rechtsrheinisch meist ab 1810, geführt wurden, befinden sich noch vorhandene Belegakten im „Landesarchiv NRW Personenstandsarchiv Brühl“.

Soweit die Belegakten an ein Archiv abgegeben wurden, sind in den Standesämtern keine Belegakten mehr vorhanden, da diese, im Gegensatz zu den eigentlichen Zivilstandsregistern (Geburten, Heiraten, Sterbefälle) nur in einfacher Ausfertigung geführt wurden.

Weitere Bedeutungen

Der Begriff Sammelakte bezeichnet in Verwaltungen auch allgemein eine Akte, in der Schriftgut zu verschiedenen thematisch verwandten Vorgängen gesammelt wird. Solche Sammelakten finden sich daher auch in den Beständen der Archive.