Archivierung

Archivierung von genealogischen Daten

Jeder Familienforscher steht vor der Frage, wie er seine Forschungsergebnisse sinnvoll archivieren kann. Folgende Überlegungen und Hinweise sollten in die Entscheidungsfindung einfließen.

Archivierung auf Papier

Viele Unterlagen wird der Familienforscher auf Papier erhalten und auch aufbewahren wollen. Sollen Dokumente in Klarsichthüllen aufbewahrt werden so ist darauf zu achten, daß dokumentenechtes Material verwendet wird.

Ordnungsystematik

Die Ablagekriterien bestimmen sich nach dem Inhalt. Dokumente können

• zu einer Person,
• zu verschiedenen Personen mit einem Familiennamen,
• zu verschiedenen Personen eines Ortes oder einer Region
• ohne Personenzuordnung zu Ort, Region oder Zeitabschnitt

zuzuordnen sein.

Jeder Forscher muß hier sein eigenes Konzept finden und darf sich auch nicht scheuen, ggfs. zu anderen Sortierkriterien zu kommen, wenn die Datenfülle es gebietet.

Personendaten können z.B. nach der Kekulé-Nummer abgelegt werden. Namensschreibweisen ändern sich häufig, deshalb sollte ein Namensstamm als Ordnungskriterium dienen. Bei Regionen sollte man sich an den historischen Gegebenheiten orientieren.

Bei der Auslagerung von Unterlagen aus Papier ist unbedingt auf eine saubere Unterbringung zu achten, damit Ungeziefer die wichtigen Dokumente bzw. Kopien nicht vernichten kann.

Vorteile der Datenhaltung auf Papier

• dauerhafte Sicherung
• bewährtes Medium

Nachteile der Datenhaltung auf Papier

• großes Volumen
• Sortierarbeit bei Ablage und Nachschlagen
• Datensicherung ist sehr aufwendig

Elektronische Archivierung

Die reinen genealogischen Daten werden in der Regel in einem Familienforschungsprogramm gesammelt. In der Kategorie:Genealogiesoftware sind die gängigen Programme beschrieben. Es sollten regelmäßig Datensicherungen durchgeführt werden, spätestens nach großen Änderungen. Der sorgfältige Familienforscher bewahrt immer mehrere Generationen von Datensicherungen für den Fall auf, daß eine Datensicherung fehlerhaft ist. Es empfiehlt sich, die Gedcom-Schnittstelle zu testen, indem die Daten auch in andere Genealogieprogramem eingelesen werden.

Es ist ratsam, wichtige (Papier-)Dokumente zusätzlich auch elektronisch zu archivieren. Die Unterlagen können mit Scanner oder Digitalkamera erfasst werden. Man sollte grundsätzlich nur gängige Dateiformate verwenden. Die Dateinamen sollten eindeutig und sortierbar sein. Die elektronische Sicherung bietet sich insbesondere auch dann an, wenn die Unterlagen in einem öffentlichen Archiv zur Verfügung stehen und damit jederzeit ohne Schwierigkeiten wieder besorgt werden können.

Vorteile der elektronischen Archivierung

• geringer Platzbedarf auch bei großen Datenmengen
• einfacher Austausch mit anderen Forschern
• einfache Sortierung
• preiswerte Medien
• doppelte Datenhaltung möglich (z.B. auf Notebook)
• einfache Duplizierung zum Zwecke der Datensicherung

Nachteile der elektronischen Archivierung

• Abhängigkeit von der Technik
• alte Technik muß solange vorgehalten werden, bis die Dokumente auf neue, zuverlässige Medien übertragen sind
• Gefahr von nicht einheitlichen Datenbeständen bei Nutzung auf mehreren Systemen
• Datenverlust durch versehentliches Löschen
• Wie lange halten die Speichermedien? Regelmäßiges Umkopieren auf frische Datenträger (bei selbstgebrannten CD/DVD spätestens alle 5 Jahre!)

Externe Archivierung

Spätestens, wenn die eigene Forschung weitestgehend abgeschlossen ist, sollten die Forschungsergebnisse zusätzlich extern archiviert werden, indem sie in das Archiv eines genealogischen Vereins integriert werden. Für die reinen Daten bietet sich zudem GedBas als externer Speicherort an.

Wichtig für alle Medien

Bei der Aufbewahrung - gleich auf welchen Medien - sollte immer an die Gefahr des Datenverlustes durch

• Elementarschäden (Feuer, Wasser)
• Diebstahl

gedacht werden. Deshalb sollte man von allen wichtigen Unterlagen Kopien an mehreren, räumlich getrennten Orten halten. (Die Datensicherung, die direkt neben dem PC liegt, ist z.B. bei Feuer genauso zerstört wie die Daten auf der Festplatte.)

Weblinks

• www.forum-bestandserhaltung.de* Artikel Langzeitarchivierung. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie.
• www.langzeitarchivierung.de mit dem Projekt Nestor (Network of Expertise in long-term Storage and availability of digital Resources in Germany - Kompetenznetzwerk Langzeit-Archivierung und Langzeitverfügbarkeit digitaler Ressourcen)
• nestor-Handbuch: Eine kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung, Version 2.3 - 2010, Herausgegeben von: Heike Neuroth, Achim Oßwald, Regine Scheffel, Stefan Strathmann, Karsten Huth; publiziert unter CC; als PDF-Version
• Projekt Kopal: Aufbau einer technischen und organisatorischen Lösung, um die Langzeitverfügbarkeit elektronischer Publikationen zu sichern: Projektseite
• Grundschutz-Katalog des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik), Maßnahmen/Empfehlungen für Archivierung:
  • Auswahl eines geeigneten Archivsystems
  • Verwendung geeigneter Archivmedien
  • Auswahl geeigneter Datenformate für die Archivierung von Dokumenten
  • Regelmäßige Funktions- und Recoverytests bei der Archivierung
• Kompetenzcenter für das Archivierungsformat PDF/A
• Test der Haltbarkeit von DVDs als Archivmedium, c´t TV 08/2008, Videostream
• Test von CD- und DVD-Rohlingen auf test.de (22.08.2008)